Tietosuojaseloste
1. REKISTERINPITÄJÄ
Mummolaakso ry PL 97, 00531 Helsinki, info (at) mummolaakso.fi
2. YHTEYSHENKILÖ
Minna Hirvonen, puheenjohtaja, vilma (at) nic.fi
3. REKISTERIN NIMI
Jäsenrekisteri ja tapahtumien osallistujarekisteri
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Mummolaakso ry ylläpitää yhdistyslain mukaisesti jäsenrekisteriä. Lisäksi tapahtumakohtaisesti voidaan kerätä ilmoittautumistietoja sopimukseen perustuen tai maksuttomissa tilaisuuksissa rekisteröidyn suostumuksen perusteella. Henkilötietoja käsitellään jäsen- ja osallistumismaksujen laskutusta, laskutuksen seurantaa, osallistujien informoimista tai toiminnan kehittämistä varten.
5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Jäsenrekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on Mummolaakso ry:n jäsen. Maksamattomien jäsenten tiedot poistetaan jäsenrekisteristä vuoden kuluttua jäsenlaskun erääntymisestä. Tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia varten vanhat jäsentiedot minimoidaan ja säilytetään teknisesti erillisinä ja suojattuna arkistona.
Tapahtumien osallistujalistat hävitetään, kun tapahtuma on ohi ja tiedot ovat käyneet tarpeettomiksi. Maksutietoja käsitellään kirjanpitoaineiston yhteydessä. Niitä säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun lakisääteinen säilytysaika on kulunut umpeen.
6. REKISTERIN HENKILÖRYHMÄT JA TIETOSISÄLTÖ
Henkilöryhmät, joiden tietoja käsitellään, ovat kaikki Mummolaakso ry:n jäsenet ja Mummolaakso ry:n järjestämien, ilmoittautumista edellyttävien tapahtumien osallistujat.
Jäsenrekisterin tietoina kerätään etu- ja sukunimi, postiosoite ja toimipaikka sekä sähköpostiosoite, mikäli jäsen on kaikki nämä tiedot ilmoittanut. Pakollisia ilmoitettavia tietoja ovat etu- ja sukunimi. Arkistoitu jäsenrekisteri sisältää vain etu- ja sukunimen ja kotipaikkakunnan.
Osallistujarekisterissä voidaan käsitellä muun muassa tapahtumaan ilmoittautuneen etu- ja sukunimi, yhteystietoja ja muita osallistujien palvelemiseksi kerättäviä olennaisia tietoja. Rekisteröidyn itsensä antamat ilmoittautumistiedot saattavat sisältää seuraavia tietoja: sähköposti, syntymäaika, perhesuhde tai allergiatiedot. Lisäksi maksullisista tapahtumista tallennetaan maksutiedot.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Jäsenten ja osallistujien itse ilmoittamat tiedot sekä laskutuksen tietokanta.
8. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Rekisteritietoja voidaan jakaa Mummolaakso ry:n hallinnosta vastaavien kesken sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Ulkoistettaessa viestintää, kirjanpitoa tai muita hallinnollisia tehtäviä ulkopuoliselle palveluntarjoajalle rekisteritietoja voidaan siirtää määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei käytetä tai luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Ulkopuolisten palveluntarjoajien toimiessa henkilötietojen käsittelijänä varmistetaan menetelmien yhdenmukaisuus GDPR-periaatteiden kanssa. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot on suojattu palomuureilla ja salasanoilla. Tiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Arkistoitu jäsenrekisteri säilytetään tulosteina lukitussa tiloissa, joihin pääsy on vain yhdistyksen nimeämillä henkilöillä.
10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua niitä tietoja, mitä hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin
niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle
11. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.
.